Conseils pratiques

Pour commencer : qu’est-ce qu’une archive?


Les archives sont un ensemble de documents de différents types (textuels, photographiques, cartographiques, etc.). Témoins de l’existence d’une personne ou d’un organisme qui les a produits ou reçus, elles révèlent de précieuses informations sur leurs activités, leurs fonctions et leur apport à la société. 


Vous n’y avez peut-être jamais songé, mais vos archives personnelles peuvent constituer de véritables trésors! Voici quelques exemples d’archives qui présentent peut-être une valeur patrimoniale :

  • Documents textuels témoignant de vos activités personnelles ou professionnelles
  • Correspondance
  • Agendas, journaux intimes, notes manuscrites
  • Diplômes, certificats, bulletins, relevés de notes
  • Documents juridiques, actes notariés
  • Photographies (incluant les photographies numériques) 
  • Affiches, cartes postales, cartes et plans
  • Enregistrements sonores ou audiovisuels
  • Coupures de presse 
  • Publications écrites ou annotées par vous de façon significative ou qui contiennent une dédicace particulière
  • Macarons, médailles, épinglettes, plaques, etc.


Organiser vos archives


Commencez par identifier vos archives

  • À quelle occasion ou à quelle date furent-elles produites?
  • À quelle(s) personne(s) ou événement(s) réfèrent-elles?


Ces informations devraient être notées sur une feuille à part ou sur une chemise protégeant le document. Il n’est pas recommandé d’écrire au dos de vos documents (que ce soit des photographies ou des documents papier), cela pourrait les marquer et les endommager. Cependant, si vous devez écrire au dos de vos documents, un crayon à mine de plomb est de mise!


Pour aider au repérage, vous pouvez les classer :

  • par genre (correspondance, photographies, etc.);
  • par secteur d'activité (études, emplois, implications, etc.);
  • de façon chronologique.


Profitez de l'occasion pour éliminer tout document n'ayant pas de valeur historique (doublons, factures banales, etc.). Vous sauverez de l'espace et simplifierez l'organisation de vos documents!


Pour classer vos documents, optez pour du matériel (chemises, boîtes, enveloppes) sans résidu acide, que vous pourrez trouver dans tout magasin spécialisé dans la vente de fournitures de bureau. Retirez les trombones, agrafes, pinces métalliques ou élastiques. Ils abîment les documents.


Préserver vos archives


Pour assurer la préservation de vos documents, quelques précautions doivent être considérées.


Pour entreposer vos documents, évitez :

  • les endroits poussiéreux et humides (sous-sol, grenier);
  • les endroits où la température varie trop fréquemment (garage, cabanon);
  • les sources de chaleur (espace près de foyers, fournaises, etc.);
  • les espaces trop exposés à la lumière.

Tous ces éléments ont des conséquences néfastes pour les documents.


Selon le type de document, d'autres précautions s'imposent.


  • Les documents textuels ne devraient jamais être pliés.

Si vous détenez des documents de grandes dimensions (cartes, plans), il est préférable de les rouler. Un document plié depuis fort longtemps est plus susceptible de se déchirer lorsque vous tenterez de le consulter. À moins d'avoir l'espace requis pour les entreposer pleine grandeur à plat.


  • Les photographies devraient être conservées dans des pochettes ou des boîtes sans résidu acide.

Si toutefois vous souhaitez constituer des albums, n'utilisez pas de colle, de ruban adhésif ni de pages autoadhésives pour fixer vos photos. Il est aussi recommandé de ne pas retirer les photos d'un vieil album, car les risques de déchirures sont trop grands.


  • Une sauvegarde régulière des documents numériques est nécessaire.

De nos jours, de plus en plus de documents sont conservés sur ordinateur ou sur support numérique (CD, DVD, etc.). Considérant la fragilité de ces technologies, assurez-vous d'effectuer des copies de sauvegarde au moins une fois par année. Il pourrait aussi être pertinent de faire imprimer les documents les plus importants (CV, photographies significatives, courriels importants, etc.) pour faciliter la conservation à long terme.


Ces conseils se concentrent plus sur les archives personnelles; vous faites partie d’une entreprise qui désire avoir un avis professionnel sur leur situation documentaire? Visitez notre page dédié à notre Service-Conseil.


Vos archives personnelles pourraient nous permettre de reconstituer le passé, afin que les générations actuelles et futures acquièrent une plus vaste compréhension de l’histoire de la région de Laval. Contactez-nous pour en apprendre plus sur le processus de constitution d’un fonds d’archives chez nous!


Pour en savoir plus :



  • Bibliothèque et Archives nationales du Québec, À l'abri de l'oubli. Petit guide de conservation des documents personnels et familiaux, Montréal, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2008, 64 p.




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Crédit vidéo | Falcon Bleu | Christian Garcia